Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.
Exemples d’appellations d’emploi
- secrétaire particulier/secrétaire particulière
- secrétaire technique
- adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
- secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
- adjoint administratif/adjointe administrative
- secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
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Fonctions principales
Les adjoints administratifs exercent une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes
- préparer, saisir à l’ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d’autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
- ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes;
- fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l’employeur;
- commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
- répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
- établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information;
- formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
- accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l’employeur ou la personne compétente;
- consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
- organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
- compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités de recherche;
- surveiller et former, s’il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’utilisation de logiciels courants;
- organiser, s’il y a lieu, des conférences.
Conditions d’accès à la profession
- Un diplôme d’études secondaires est habituellement exigé.
- Un programme collégial d’un ou de deux ans en techniques de bureau ou de l’expérience dans le travail de bureau est exigé.
Exclusions
- Adjoints/adjointes de direction (12221222)
- Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques (12421242)
- Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales (12431243)
- Gestionnaires de bureau (voir 12211221 Agents/agentes d’administration)
- Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé (12511251)